מנהלת משרד מומחית

לעבודה עם מגשרים

מאה אחוז אחריות: החזר מלא תוך חודש – שירות מהיר בשיטה מוכחת

ניהול משרד מרחוק למגשרים:

פתרונות יעילים לאתגרים יום-יומיים

כל מי שהיה פעם בפגישת גישור יודע שעצומת הרגשות הקיימת במפגשים אלו היא גבוהה מאוד. הצדדים מגיעים טעונים, בדרך כלל כל צד חושב שהוא צודק וגם אם בסתר ליבו אינו חושב זאת, הוא במתח בשל החשש שהדבר ייחשף ויש סבירות שהוא יצטרך להתפשר ולשלם והרבה.

מגשרים, כחלק מתפקידם, צריכים לעמוד בלחצים אלו הסובבים אותם, תוך שמירה על מקצועיות וחתירה להבנת העובדות בדרך הטובה ביותר. המגשרים חשים את הלחץ של הלקוחות וצריכים לדעת לדבר אליהם באופן הנכון, שירגיע לפחות מעט, ויאפשר לקבל החלטות נכונות עבור כולם.

 המטרה היא להגיע לפשרה, ולדעת כיצד להציג את הדברים בצורכה מכבדת, גם כאשר הלקוח אינו נחמד והתקשורת איתו אינה רגועה. כל זאת, מבלי לבחור צד מסוים. התפקיד מטבעו מאתגר מאוד ולכן חשוב להוציא החוצה כל לחץ נוסף ולהתמקד בביצוע התפקיד המורכב.

איך עוזרת אישית מורידה ממך לחץ?

צווארי הבקבוק בהם נתקלנו:

חילקנו את העבודה כך:

1. קבלת פנייה לגישור.

2. מענה לפניה ובדיקת ניגוד עניינים.

3. שליחת הצעת מחיר ראשונית.

4. לאחר הסכמת הצדדים להצעת מחיר ראשונית – שליחת הסכם התקשרות שמפרט את תנאי הגישור ואת תנאי התשלום + חלוקת שכר הטרחה. 

5. שליחת מסמכים רלוונטיים לגישור ותיוקם בתיק גישור.

6. לאחר חתימת הצדדים – תיאום פגישת גישור ראשונה.

7. המשך תיאומים לפי דרישת המגשר והצדדים עד להסכמה סופית.

8. גבייה.

ייעול תהליכי גישור:

לא היה נוהל מסודר לקבלת פניה ראשונית – בנינו נוהל.
לא היה הסכם התקשרות מפורט עם נראות נוחה, שיגן על המגשר כ ״שבאים בטענות״ בנוגע לשכ״ט או כשלא משלמים – הכנו יחד הסכם חדש שסיכם באופן ברור את תנאי הגישור.
טפסים רבים היו חסרים ותיקי גישור היו ללא סדר – סידרנו אותם כך שיהיה למגשר נוח מאוד, בכל זמן נתון, להגיע למידע שהוא צריך.
הכנסנו נוהל שמנהלת המשרד (במקרה זה אנחנו) לא שולחת מועדים לתיאום עד שאין לה את כל המסמכים הרלוונטיים לעיון המגשר + הסכם ההתקשרות.
בנינו טמפלטים לשליחת מועדים לגישור, לתיאום חדרים לישיבות, לשליחת זימונים לפגישות, מלל שמצורף לגוף המייל, למייל גבייה, לשליחת מסמכים, לבדיקת ניגוד עניינים, מייל מענה לפניה ראשונית. כלומר, כמעט לכל נושא יצרנו מלל מוכן, נקי, שנראה מקצועי וברור – חוסך זמן וחוסך טעויות.
בנינו טבלת מעקב אחר פגישות, טבלת גישורים והסטאטוס שלהם, טבלת גבייה.
גבייה אצל מגשרים עלולה להיות מסובכת – לפעמים כמה צדדים מתחלקים בשכר הטרחה ולא תמיד שווה בשווה. בנינו טבלת שכר טרחה שתעזור להכין את חשבונות העסקה. מדובר בחסכון של זמן רב בלאתר את חלוקת שכר הטרחה בין הצדדים.

בנינו נוהל קבוע של גבייה בשתי פעימות חודשיות:

1. בתחילת חודש עבור החודש הקודם.

2. באמצע חודש עבור חוב פתוח.

מגשר שהגיע אלינו ולו הסכמים שטרם שולמו, ראה איך מאות אלפי שקלים נגבים באופן מקצועי ומהר. נהלים חדשים אלו גרמו לגבייה להיות סדירה וברורה. (כולל נראות ופירוט בחשבון עסקה שנשלח לצדדים). 

בהתנהלות בעזרת חשבונית ירוקה נכונה, כך שהדברים מתועדים במערכת ולקוח לא יכל לטעון שלא קיבל את החשבון. אנו מקימים כל משלם בגידור כספק במערכת עם תנאי התשלום ועם הפרטים הרלוונטיים לגבייה: ח.פ., איש קשר, תנאי תשלום וכד׳- וכך מתקצר משמעותית הזמן של הכנת דו"ח הכנסות לרו״ח ללא סיבוכים ואיחורים.
אנו ממליצים לחבר ומחברים את המגשרים לאופציית סליקה באשראי שמשפרת מאוד את הגבייה. יש לקוחות שמעדפים לשלם באשראי, זה מאוד נוח ומצמצם סיכון להיווצרות חובות.

לסיכום:

נהלי עבודה חדשים שאנו מטמעים חוסכים למגשרים זמן התעסקות מיותר, ועומס מנטלי של משימות שמונע לבצע משימות חשובות בעסק. מגשרים מתפנים לעסוק בגישורים – להגיע כשהם מוכנים, כל המסמכים ברשותם, הפגישות תואמו ואושרו, ותנאי התשלום ברורים והגבייה מתנהלת בצורה מהירה. למגשר.ת נותר להיות הכי טובים בתחום.

לאחרונה, משרד מגשר, צמח בעזרת הנושאים המתוארים במאמר זה שהטמענו, ל 3 עוזרים משפטיים המסייעים לו. 

לפעמים הצדדים מגיעים לגישור ע״י הפנייה מבית משפט – ככה שהם צריכים תשובות מהירות ועמידה בזמנים – אם המשרד לא ינוהל בצורה נכונה ולא יהיה מענה ראוי לפניות 1. לא יהיו הפניות משופטים. 2. שם המשרד עלול להיפגע.
הידע הקיים במשרדנו מאפשר להתנהל מול ב״כ באופן מקצועי, כך שגם בעתיד הם יפנה קודם כל אלינו.

במגזר המשפטי, ובעיקר בתחום הגישור, הזמן הוא משאב קריטי. מגשרים נדרשים להתמודד עם לוחות זמנים צפופים ותיאומים מורכבים, שמחייבים תיאום פגישות בין מספר רב של משתתפים והבטחת סדר וארגון בתיקים המשפטיים. לכן, שירותי מנהלת משרד מרחוק יכולים להוות פתרון יעיל ונוח לניהול העומס והאתגרים הנלווים.

תיאומי פגישות מסודרים

העבודה השוטפת של מגשר כוללת לעיתים קרובות תיאום פגישות עם מספר משתתפים שונים. שירותי מנהלת משרד מרחוק מאפשרים למגשרים לנהל את כל תיאומי הפגישות בצורה מסודרת ויעילה, כך שניתן לקבוע מועדים מתאימים לכל הצדדים המעורבים, גם כאשר מדובר במספר רב של משתתפים.

סדר וארגון ללא פשרות

אחד האתגרים בתחום הגישור הוא ניהול תקין ומסודר של התיקים והניירת. תיקים מבולגנים ומסמכים חסרים עלולים לגרום לעיכובים מיותרים, לאובדן זמן יקר ולתסכול. פיתחנו פתרון למצב זה על ידי סידור התיקים בצורה שיטתית ומסודרת, כך שניתן לשלוף את המידע הרלוונטי בכל רגע נתון.

ניהול גבייה אפקטיבי

גבייה היא נושא מורכב הדורש תשומת לב מיוחדת. בניית נוהל גבייה חדש, ברור ומסודר, יכול להפוך את תהליך הגבייה לפשוט ומהיר יותר. השירות כולל גם אפשרות לסליקה באשראי, מה שמקל על הלקוחות ומייעל את תהליך הגבייה, תוך הקטנת הסיכויים לאי תשלום.

בנוסף, ניהול גבייה מוצלח יכול להוביל ליתרונות כלכליים נוספים. כאשר הגבייה מתבצעת בצורה מקצועית ומסודרת, ניתן להקצות כספים שנגבו בצורה נבונה להשקעות פיננסיות רווחיות. לדוגמה, עוזרת אישית מיומנת יכולה לבצע סקר בין הבנקים על אחוזי התשואה על פקדונות לחצי שנה עם נקודות יציאה בכל חודש.

דוגמה להצלחה בניהול גבייה והשקעה פיננסית

לאחרונה, הצלחנו להכניס 300,000 ש"ח בגבייה מקצועית עבור מגשר איתו עבדנו. את הכספים האלו השקענו בפקדון בריבית שנתית של 5.1%, מה שהניב מעל 30,000 ש"ח בשנה. הכנסה זו, לאחר מיסוי, מכסה כמחצית משכר הטרחה שלנו.

ניהול תקשורת

גבייה היא נושא מורכב הדורש תשומת לב מיוחדת. בניית נוהל גבייה חדש, ברור ומסודר, יכול להפוך את תהליך הגבייה לפשוט ומהיר יותר. השירות כולל גם אפשרות לסליקה באשראי, מה שמקל על הלקוחות ומייעל את תהליך הגבייה, תוך הקטנת הסיכויים לאי תשלום.

בנוסף, ניהול גבייה מוצלח יכול להוביל ליתרונות כלכליים נוספים. כאשר הגבייה מתבצעת בצורה מקצועית ומסודרת, ניתן להקצות כספים שנגבו בצורה נבונה להשקעות פיננסיות רווחיות. לדוגמה, עוזרת אישית מיומנת יכולה לבצע סקר בין הבנקים על אחוזי התשואה על פקדונות לחצי שנה עם נקודות יציאה בכל חודש.

פעולות:

שירותי מנהלת משרד מרחוק כוללים גם ניהול תקשורת, טיפול במיילים ושיחות טלפון, ותיאום פגישות מרחוק עם לקוחות ושותפים. כל זאת במטרה להקל על המגשר ולאפשר לו להתמקד בתהליך הגישור עצמו.

הכנת מסמכים ודוחות

מנהלת משרד מרחוק תטפל גם ביצירת מסמכים ודוחות מותאמים אישית, תיוק וניהול תיקים בצורה מסודרת ויעילה, כך שכל מסמך יהיה נגיש וזמין ברגע הנדרש.

שירותי בקאופיס כלליים

בנוסף לכל אלה, השירות כולל גם ניהול יומנים, טיפול בתשלומים, מעקב אחרי משימות וניהול פרויקטים בצורה חלקה ומקצועית. ניהול משרד מדויק, מאפשר למגשרים להתמקד בגישור עצמו, מבלי לדאוג לניהול המשרד והפעולות המנהליות הנלוות.